Elke medewerker van het UMC Utrecht laat op de eerste werkdag een UMC Utrecht-pas maken. Hiervoor neem je een geldig paspoort of ID-kaart mee. Dit geldt ook voor medewerkers met een kortdurend contract of flexwerkers, studenten, coassistenten, vrijwilligers of stagiairs. Je draagt de UMC Utrecht-pas zichtbaar en je kunt hem op verzoek van de Beveiliging tonen. De UMC Utrecht-pas is persoonsgebonden en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan voor persoonlijk gebruik.

De UMC Utrecht-pas heeft verschillende functies:

• Legitimatie;
• Toegang tot parkeergarages en fietsenstallingen (toegang tot parkeergarages voor gereduceerd tarief geldt alleen voor medewerkers met een betaalde aanstelling);
• Toegang tot een aantal algemene ruimtes en enkele in- en uitgangen;
• Dienstkleding uit de kledinguitgifte-automaten halen​;
• Gebruik van de follow-me printers.

Je kunt de UMC Utrecht-pas op je eerste werkdag laten maken bij het Facilitair Service Centrum (FSC). Hierbij moet je je met een paspoort of identiteitskaart legitimeren. N.B.: een rijbewijs of een verlopen identiteitsbewijs zijn niet voldoende. 

Voor de foto op de UMC Utrecht-pas wordt de foto van het identiteitsbewijs gebruikt. Bij uitdiensttreding moet je de UMC Utrecht-pas weer inleveren bij het FSC.