Terug

Handleiding indiensttreding

Heb je een mail gekregen van het P&O Service Centrum met het verzoek gegevens aan te leveren en formulieren in te vullen? Op deze pagina leggen we uit wat er precies van je gevraagd wordt.

P&O Service Centrum

Ben je aangenomen als medewerker, gast of stagiaire van het UMC Utrecht? Het P&O Service Centrum van het UMC Utrecht gaat je aanstelling of gastvrijheidsverklaring administratief refgelen. Heb je vragen over de voortgang? Neem contact op met het P&O Service Centrum.

Arbeidsvoorwaardengesprek

Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek worden de voorwaarden besproken waaronder je in het UMC Utrecht gaat werken. Onderwerpen zijn: soort contract, salaris, hoogte deeltijdpercentage, secundaire arbeidsvoorwaarden. Het gesprek wordt gevoerd met een P&O adviseur en eventueel je nieuwe leidinggevende. Als je niet op de afgesproken datum kunt komen, dan verzoeken wij je om contact op te nemen met het P&O Service Centrum.

In te leveren documenten

We verzoeken je een aantal documenten per mail in te leveren. Niet iedereen hoeft dezelfde documenten in te leveren. Hieronder volgt een omschrijving van de documenten die gevraagd kunnen worden.

Aanvraag Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Je kunt de Verklaring Omtrent het Gedrag digitaal aanvragen. Het UMC Utrecht meldt je aan bij de dienst JUSTIS. Vervolgens krijg je een mail van de dienst JUSTIS dat je je met je DIGID kunt aanmelden en de aanvraag voor de VOG kunt doen.  Wij vragen je  om een bewijs te mailen dat je de aanvraag gedaan hebt, bijvoorbeeld door een print screen van de aanvraag te mailen.

Lukt het niet om de aanvraag digitaal te doen, dan krijg je van het P&O Service Centrum een formulier waarmee je de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bij je eigen gemeente kunt aanvragen. De kosten kun je declareren via het personeelsportaal van het UMC Utrecht. Dit kan zodra je in dienst bent.

De gemeente geeft je een ontvangstbewijs van de aanvraag. Wij vragen je om dit bewijs in te scannen en naar ons toe te sturen.

Zodra je de Verklaring Omtrent het Gedrag binnen hebt vragen wij om de originele verklaring op te sturen naar het P&O Service Centrum. Het P&O Service Centrum controleert of het om een origineel document gaat. Het is dus niet voldoende om een scan of kopie op te sturen.

De originele Verklaring Omtrent het Gedrag moet uiterlijk twee maanden na je indiensttreding gecontroleerd zijn door het P&O Service Centrum. Gebeurt dit niet, dan volgt ontbinding van je aanstelling.

RGS inschrijving

Medisch Specialisten in Opleiding en Medisch Specialisten moeten een kopie insturen van de bevestiging van hun inschrijving bij het Register Geneeskundig Specialisten. Je kunt een scan mailen naar POServiceCentrum-indienst@umcutrecht.nl .

Relevante diploma’s

Relevante diploma’s zijn diploma’s die je nodig hebt om de functie te vervullen. Deze diploma’s staan genoemd in de vacature waarop je gesolliciteerd hebt.

Je hoeft geen origineel in te sturen, een kopie of een scan is voldoende. Als je in de patientenzorg werkt, controleert het UMC Utrecht je kwalificaties door middel van verificatie. Met kwalificaties wordt bedoeld: diploma, promotie, registratie in een (specialisten)register, het BIG-register, etc. 

Voor het verifieren zijn twee methodes:

  • log in bij DUO en download een beveiligd en erkend afschrift van je diploma in PDF. Lees eerst de instructie voor het downloaden van een afschrift van je diploma.
  • mail de PDF naar POServiceCentrum-indienst@umcutrecht. Deze optie werkt in de meeste gevallen het snelst.

2. het UMC Utrecht stemt af met je opleidingsinstantie of het diploma door hen is afgegeven. Opleidingsinstanties geven alleen een verklaring af aan het UMC Utrecht als je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Bewijs opleiding

Ben je bezig met een academische studie, maar heb je nog geen diploma? Als de opleiding noodzakelijk is voor je functie bij het UMC Utrecht moet je een bewijs van inschrijving bij je huidige opleiding mailen naar POServiceCentrum-indienst@umcutrecht.nl

Voor bepaalde functies, bijvoorbeeld student-assistent moeten studenen aan de UU een overzicht van studiepunten vanuit Osiris aanleveren en opsturen naar POServiceCentrum-indienst@umcutrecht.

Noodzakelijke documenten zodat het UMC Utrecht een verblijfsvergunning voor je  kan aanvragen

Als je de nationaliteit hebt van een land dat niet tot de Europese Unie behoort, moet vaak een verblijfsvergunning aangevraagd of verlengd worden. Het UMC Utrecht werkt hiervoor samen met de International Service Desk (ISD). ISD stuurt je hierover een e-mail.  De aanvraag van een verblijfsvergunning kan tussen de 1 en 6 maanden duren, afhankelijk van de procedure die gevolgd moet worden.

Noodzakelijke documenten zodat het UMC Utrecht een tewerkstellingsvergunning voor je kan aanvragen

Als je de nationaliteit hebt van een land dat niet tot de Europese Unie behoort, moet vaak een tewerkstellingsvergunning aangevraagd of verlengd worden. Het UMC Utrecht werkt hiervoor samen met de International Service Desk (ISD). ISD stuurt je hierover een e-mail. De aanvraag van een tewerkstellingsvergunning bij het UWV kan 2 a 3 maanden duren.

Bewijs toelating tot de promotie

Alle promovendi van de Universiteit Utrecht en het UMC Utrecht moeten het formulier “Verzoek tot ontheffing en toelating tot de promotie” (formulier 1) invullen. Het formulier moeten zij laten ondertekenen door hun promotor en de decaan, en opsturen. Voor meer informatie zie de site van de UU .

Vervolgens krijgt de promovendus een mail van de UU waarin staat dat hij of zij tot de promotie is toegelaten. Je moet een kopie van deze mail opsturen naar het P&O service centrum.

Registratieformulier nieuwe medewerker

Iedere nieuwe medewerker krijgt van het P&O Service Centrum een mail als bijlage het Registratieformulier nieuwe medewerker.

De gegevens uit dit formulier nemen wij op in onze personeelsadministratie. Wij verzoeken je dit formulier zo volledig mogelijk in te vullen en terug te sturen naar POServiceCentrum-indienst@umcutrecht.nl .

Door het formulier in te vullen verklaar je dat je zult voldoen aan de geheimhoudingsplicht van het UMC Utrecht.

Controle van je identiteit aan de hand van je identiteitsbewijs (geen rijbewijs)

Op grond van de ‘Wet op de loonbelasting’ is een werkgever verplicht om vooraf en bij indiensttreding van een werknemer zijn of haar identiteit te controleren via een origineel en geldig (Nederlands) paspoort of een (Nederlands) identiteitskaart (geen rijbewijs). De identiteit mag niet middels een kopie van een identiteitsbewijs worden gecontroleerd.

De volgende stappen moeten gevolgd worden:

  • De eerste controle vindt plaats op het moment dat de sollicitant het eerste gesprek heeft. De gesprekspartner (leidinggevende of P&O-adviseur) controleert of hij/zij met de juiste persoon aan tafel zit.
  • De gesprekspartner kan de echtheid van een identiteitsbewijs controleren door de voelbare en zichtbare echtheidskenmerken die met dat doel op het document zijn aangebracht, zoals een voelbaar reliëf en een door perforatie aangebrachte tweede afbeelding van de gezichtsopname. Ook is het van belang te letten op beschadigingen en wijzigingen, deze kunnen wijzen op een vervalsing.
  • De geldigheid van een identiteitsbewijs is af te leiden van de geldigheidsdatum op het document. Op ieder identiteitsbewijs is de geldigheidsduur vermeld. Controleer of de geldigheidsduur niet is verstreken.

Als je in dienst treedt, vindt opnieuw de fysieke controle van het identiteitsbewijs plaats bij het Facilitair Service Centrum. Je meldt je daar voor uiterlijk op je eerste werkdag, je identificeert je en de medewerker van het Facilitair Service Centrum controleert dit met een ID scanner.

Bewaren kopie identiteitsbewijs

De werkgever is verplicht om een kopie van het (gecontroleerde) identiteitsbewijs van de medewerker – met burgerservicenummer (BSN) en pasfoto – in de (loon)administratie te bewaren. De kopie wordt bijgevoegd bij het aanmelden van de nieuwe medewerker via het personeelsportaal. Vervolgens wordt de kopie opgeslagen in het personeelsdossier.
De kopie van het identiteitsbewijs is goed als het documentnummer, de pasfoto en het BSN goed zichtbaar zijn. Als deze op de voorkant van het identiteitsbewijs staan dan hoeft de achterkant niet gekopieerd te worden. Dat geldt zowel voor oude als nieuwe identiteitsbewijzen.

De individuele werknemer moet –ondanks de kopie bij de werkgever- altijd een geldig (Nederlands) identiteitsbewijs kunnen tonen als er een arbeidsinspectie (bijvoorbeeld door de Inspectie SZW) op de werkvloer plaatsvindt. In deze situatie geldt een geldig (Nederlands) paspoort, identiteitskaart, rijbewijs of bromfietsrijbewijs ook als identiteitsbewijs.

Actueel curriculum vitae

Je curriculum vitae omvat minimaal je adresgegevens, al je opleidingen en alle relevante functies die je vervuld hebt.

Opleidingsprogramma van de Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten (RGS)

Artsen in opleiding tot Specialist (AIOS) moeten een scan inleveren van het opleidingsprogramma dat zij hebben ingediend bij de Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten.

Centraal introductieprogramma UMC Utrecht

Alle nieuwe medewerkers, vrijwilligers, stagiaires en externe medewerkers volgen het centrale introductieprogramma. Het P&O Service centrum nodigt je hiervoor uit.

Deelname aan het centrale introductieprogramma is verplicht. Pas na deelname aan het centrale introductieprogramma worden de accounts geactiveerd.

Na het centrale introductieprogramma volgt een introductieprogramma op de afdeling. Dit wordt door je leidinggevende geregeld.

Intrede-onderzoek/aanstellingskeuring

Voor sommige functies is een aanstellingskeuring verplicht. P&O Gezondheid nodigt je uit voor de aanstellingskeuring. Weiger je de aanstellingskeuring, of word je afgekeurd, dan wordt je indiensttredingsproces stopgezet.

Voor sommige functies is een intrede-onderzoek gewenst. Dit intrede-onderzoek bestaat uit een schriftelijke vragenlijst. P&O Gezondheid stuurt deze vragenlijst toe. Afhankelijk van de antwoorden kan een consult met de bedrijfsarts plaatsvinden. Het intrede-onderzoek is niet verplicht en heeft geen gevolgen voor je indiensttreding

Meer weten

Meer weten over de arbeidsvoorwaarden van het UMC Utrecht? Ga naar de homepage nieuwe medewerkers.